POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

INTRODUCCIÓN

CABADELPA COLOMBIA S.A., es una sociedad comercial que ofrece servicios en el área financiera, contable, fiscal, Auditoría y Revisoría Fiscal, cuya misión es la de generar confianza a sus clientes con apoyo empresarial, en un marco de ética profesional con alto contenido humano y social.
Desde sus inicios, la compañía ha reflejado un ambiente laboral de libertad y respeto a sus colaboradores, así como también una relación profesional y de confianza con sus clientes y proveedores, basados en la dignidad del ser humano.
De la misma manera como se ha preocupado por el derecho que tienen las personas que la integran, también ha estado atenta al cumplimiento de las normas que la regulan y atendiendo las directrices del Estado Colombiano.
Por eso, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y en los mismos derechos consagrados en la Constitución Política, y más exactamente en los derechos de las personas a su intimidad, como lo indica el artículo 15 de la misma Constitución, CABADELPA S A presenta las siguientes Políticas de Protección de datos personales, buscando que las personas ejerzan su derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido a través de los diferentes medios públicos y privados.

1. DEFINICIONES

Las siguientes son las definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, artículo 3, que serán de uso constante dentro del documento de Políticas de Protección de Datos:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales
b) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
d) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento

e) Responsable del tratamiento: Persona natural o Jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
f) Titular: Persona Natural cuyos datos personales sean objeto de
tratamiento
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
h) Transferencia: Tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
i) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

2. PRINCIPIOS RECTORES

CABADELPA S A estructura su Política de Protección de datos con base en los siguientes principios, de acuerdo con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de la información en CABADELPA S A obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informar al Titular.
b) Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento;
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
d) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del encargado del Tratamiento, información sobre los datos que reposen en sus bases de datos que le conciernan.
e) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.
f) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive una vez finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

3. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Derechos de los Titulares de datos personales que reposen en las bases de datos de CABADELPA S A, son los siguientes:
a) Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no ha sido autorizado.
b) Derecho a solicitar prueba de la autorización: Los Titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2013. Se exceptúan de esta obligación los datos señalados en el artículo 10 de esta Ley.
c) Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales: Los Titulares de datos personales tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso que se les ha dado a sus datos personales previa solicitud dirigida al Responsable de la información.
d) Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato: Los Titulares de datos personales podrán revocar la autorización otorgada a CABADELPA S A para el Tratamiento de sus datos personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
e) Derecho a acceder a sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
f) Presentar quejas: Los Titulares de datos personales podrán presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

4. AUTORIZACIÓN Y CLASES DE DATOS

4.1. Autorización.
Los Titulares de datos personales podrán dar su Autorización a CABADELPA S A para el Tratamiento de los mismos, a través de cualquier medio, que pueda ser objeto de consulta posterior.

4.2. Casos en los que no se requiere autorización del titular de los datos
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

• Datos de naturaleza Pública
• Casos de urgencia médica o sanitaria
• Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos Relacionados con el Registro Civil de las personas. (Excluye datos biométricos como dato sensible).

4.3. Datos sensibles

Se consideran sensibles los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como datos relativos a la saludo, a la vida sexual y a los datos biométricos.

5. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN

CABADELPA S A como Responsable de la información presenta los siguientes deberes a su cargo:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho de Hábeas Data.
b) Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del Tratamiento de información.
f) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

6. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DE LA INFORMACIÓN

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho del Habeas Data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos señalados en la Lay 1581 de 2012.
d) Actualizar las novedades sobre la información reportada por los Titulares de los datos dentro de los (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo Bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y PETICIONES

8.1. Consultas
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los Titulares o Causahabientes de datos que reposen en las bases de CABADELPA S A , podrán presentar solicitudes para la consulta de los mismos en cualquier momento a través del Responsable y los Encargados del Tratamiento de la información.
El Responsable o Encargado del Tratamiento suministrará la información requerida dentro de los 10 días hábiles siguientes a esta solicitud.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Para la atención de consultas se deberá dirigir una carta a CABADELPA S A con la determinación clara del Responsable o Encargado de la información a la cual se dirige conforme a lo indicado en el numeral Séptimo del presente escrito,
señalando claramente los datos que desea consultar y los datos de contacto a los cuales deberá ser dirigida esta respuesta de consulta.

8.2. Peticiones
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una de las bases de datos de CABADELPA S A debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrá presentar una petición ante el Responsable o los Encargados del Tratamiento de la información de la siguiente manera:
a) La petición se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular (nombre completo, número de identificación, tipo de relación con CABADELPA S A , la descripción de los hechos que dan lugar a la petición, la dirección a la cual puede enviársele respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si la petición resulta incompleta se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la petición para que subsane fallas, si dentro de los 2 meses siguientes a esta solicitud para completar los documentos no presenta respuesta al requerimiento se entenderá que ha desistido de su petición.
b) Las peticiones serán incorporadas en las bases de datos de CABADELPA S A a través de la leyenda, PETICIÓN EN TRÁMITE, y el motivo del mismo y esta leyenda se mantendrá hasta que la petición sea atendida o desistida.
c) El término máximo para atender una petición será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente al de su recibo.
d) El Titular o Causahabiente solo podrá presentar reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado de CABADELPA COLOMBIA SA.